Отказ от бумаги: почему цифровизация процессов — необходимость для современного бизнеса

Байжан Канафин, город — Астана, СЕО Documentolog

Ощущаете, что сейчас конкуренция в бизнесе стала гораздо жестче? Компании, которые эффективно используют цифровые технологии, могут в разы выигрывать в производительности у конкурентов. Меньше сотрудников, ниже себестоимость, выше продажи, выше производительность, лучше качество. А с взрывным ростом развития технологий искусственного интеллекта в последние два года, разрыв между цифровыми и «аналоговыми» компаниями будет увеличиваться еще больше. Поэтому, отказ от цифровизации своего бизнеса ставит под сомнение перспективу существования самого бизнеса. 

Одним из якорных признаков того, что ваша компания все еще «аналоговая» считается использование бумаги в бизнес-процессах. Бумажные процессы, такие как физическое хранение документов и ручное согласование и подписание сильно замедляют работу компании. Я рассмотрю три самые основные и важные причины неэффективности бумажных процессов и преимущества цифровизации.

1. Бумага — это «мертвые» данные: препятствие для ИИ и аналитики

Этот аргумент появился в последние два года и сразу стал самым критичным. В современном мире, где данные становятся новым «золотом», использование бумажных документов превращается в серьезное препятствие для развития бизнеса. Информация на бумажных документы недоступна для анализа алгоритмами искусственного интеллекта. Цифровизация процессов позволяет собирать структурированные данные, которые можно анализировать, оптимизировать и использовать для обучения ИИ-моделей. Это открывает возможности для повышения эффективности и принятия обоснованных решений. Анализ неэффективных процессов, автоматическое создание документов, автоматическое совершение множественных действий — все это возможно при использовании ИИ-агентов, натренированных на оцифрованных данных компании. 

2. Медленные процессы: бумажное согласование тормозит бизнес

Физическое согласование документов на бумаге может занимать непозволительно много времени, дни или даже недели, особенно в условиях удаленной работы и географической распределенности команд. Курьерская доставка, ожидание подписей, повторная печать при ошибке — все это задерживает принятие управленческих решений, от которых зависит бизнес. Внедрение систем электронного документооборота гарантированно повышает производительность бизнеса на 20-45% в годовом выражении. Это достигается за счет автоматизации процессов, снижения ошибок и ускорения обработки документов. Например, время обработки одного документа снижается в два-три раза, а случаи потери документов практически исключаются

Данная статистика подтверждается на практике. Опыт внедрения решения Documentolog показывает, что в компаниях, в которых основные бумажные процессы были оцифрованы, время принятия решений сократилось в 2,4 раза в первый год использования! А это тысячи сэкономленных человекочасов и повышение производительности бизнеса. 

3. Уязвимость и затраты: бумага теряется, горит и требует места

Это самый очевидный недостаток бумажных документов. Они подвержены рискам утери и повреждения, что может быть критично для бизнеса. А хранение, доставка, печать, бумага, принтеры, чернила — прямые финансовые затраты, которые при масштабировании компании растут экспоненциально. Электронный формат позволяет их радикально сократить и самое главное, исключить утерю и оптимизировать хранение. 

Таблица. Сравнение бумажных и цифровых процессов

Аспект	Бумажные процессы	Цифровые процессы
Доступность для анализа	Ограничена, не подходит для ИИ	Полная, данные доступны для анализа
Скорость обработки	Медленная, особенно при удаленной работе	Быстрая, мгновенный доступ и обмен
Затраты на хранение	Высокие, требуется физическое пространство	Низкие, облачные решения экономят место
Риски	Потеря, повреждение, устаревание	Минимальны, данные защищены и резервные
Экологический след	Высокий, много отходов	Низкий, поддерживает устойчивость

Заключение

Отказ от бумажных процессов — это стратегическое решение, которое позволяет бизнесу сократить затраты, повысить скорость и эффективность, а также использовать данные для оптимизации с помощью ИИ. По данным Gartner, компании, перешедшие на цифровой документооборот, сокращают операционные издержки на 30-50% и ускоряют бизнес-процессы в два-три раза. Таким образом, переход на цифровые процессы — это не просто модернизация, а необходимость для выживания и роста бизнеса в современном мире.

Как начать? Совет от CEO, проверенный на практике

1. Не стоит ждать идеального момента — идеального не будет. Важно понять, что переход к электронному документообороту — шаг, который необходимо сделать уже сейчас. Внедрение стоит начинать с тех процессов, где потери времени и ресурсов наиболее ощутимы. Например, это может быть договорной процесс, кадровые документы или что-то другое. Переход на ЭДО позволит быстро почувствовать эффект и получить поддержку команды. А дальше — масштабировать.

2. Выбор надежного и проверенного решения и поставщика. Во время анализа, в качестве основных критериев рекомендую использовать следующие: цена, опыт работы на рынке, отзывы клиентов, а также как используются инструменты искусственного интеллекта в решении. Немаловажную роль в последнее время стали играть имидж и репутация руководителя компании-поставщика. Если руководитель присутствует в публичном пространстве по вопросам бизнеса, то это значительно повышает уровень доверия к компании. 

3. Определить ответственного и сроки реализации проекта. Это важный момент, который часто упускается заказчиками из виду. Сроки реализации — это тоже драгоценное время, которое надо ценить и принимать во внимание. На сегодняшний день внедрение систем ЭДО в средней по размеру компании должно занимать не более двух недель, что подтверждается опытом компании Documentolog.

В общем, универсального рецепта нет, но точно работает одно: начинайте с малого, масштабируйте лучшее и не бойтесь менять привычное — потому что цифровизация всегда начинается с решения попробовать.