Бизнесті автоматтандыру қажет пе: жасырын шығындарды қалай азайтуға болады

Экономикалық жағдайды болжау қиындаған кезде бизнес әр шығынын мұқият есептей бастайды. Компаниялар бюджетін қайта қарап, аса қажет емес шығындарды қысқартады, жаңа қызметкер алуды немесе жаңа жобаларды бастауды кейінге қалдырады. Технологияға жұмсалатын қаржы да қысқартуға болатын шығын сияқты көрінуі мүмкін. Excel мен мессенджерлерде жұмыс істеу, автоматтандыруға кейін көшу деген шешім қабылдануы мүмкін.

Бірақ ескі тәсілмен жұмыс істеудің де өз бағасы бар. Менеджер клиентке қайта қоңырау шалуды ұмытып кетті. Қызметкер есеп дайындауға бірнеше сағат жұмсады. Команда бес түрлі сервиске қатар ақша төлеп отыр. Бір жүйедегі ақпаратты екіншісіне қолмен көшіруге тағы уақыт кетеді. Мұның бәрі — бизнес үшін шығын. Тек мұндай шығындар қаржылық есепте жеке жолмен көрсетіле бермейді.

Сондықтан «автоматтандыру қанша тұрады?» деген сұрақпен қатар, «автоматтандырусыз жұмыс істеу бізге қаншаға түсіп жатыр?» деп те сұраған жөн.

«Тегін» жұмыс қанша тұрады
Шағын бизнестің алғашқы кезеңінде Excel, мессенджерлер және басшының есте сақтауы жеткілікті болуы мүмкін. Клиент аз, команда шағын, кімнің не істейтіні бәріне түсінікті.

Бизнес өскен сайын жағдай өзгереді. Мысалы, клиент WhatsApp арқылы өтінім жібереді. Менеджер оны Excel кестесіне енгізеді. Келісімшарт басқа қызметкердің компьютерінде сақталады. Тапсырмалар жұмыс чатында талқыланады. Ал басшы клиенттің шотты төлеген-төлемегенін менеджерден жеке сұрайды.

Бір қарағанда, бәрі жұмыс істеп тұрған сияқты. Бірақ осының артында қызметкерлер қолмен орындайтын ондаған әрекет бар.

«Баға кедергісін еңсеру: бүкіл әлемдегі шағын және орта бизнеске қолжетімді автоматтандыру» материалында қарапайым есеп келтірілген: егер команда автоматтандыруға болатын жұмыстарға аптасына небәрі 10 сағат жұмсаса, бір жылда 500-ден астам жұмыс сағаты кетеді. Бұл шамамен бір қызметкердің үш айлық жұмысына тең.

Демек, автоматтандырудың мақсаты — компанияға тағы бір технология қосу емес. Оның мақсаты — қызметкерлердің уақытын қайталанатын жұмыстан босатып, маңызды міндеттерге жұмсауға мүмкіндік беру.

Жоғалған лид — босқа кеткен маркетинг бюджеті
Көзге бірден байқала бермейтін тағы бір шығын — жоғалған клиент. Компания жарнамаға ақша жұмсап, өтінім алады. Бірақ менеджер кеш жауап береді немесе қайта қоңырау шалуды ұмытып кетеді. Клиент бәсекелеске кетеді. Бір қарағанда, компания жай ғана сатылым жасай алмады. Бірақ шын мәнінде сол клиентті тартуға жұмсалған ақша да босқа кетті.

«Неліктен шағын бизнес CRM енгізуді тым ұзаққа созады?» мақаласында мұндай шығынның бірнеше мысалы келтіріледі: назардан тыс қалған лидтер, ұмыт қалған қайталама байланыстар, бір клиентке бірнеше қызметкердің қатар хабарласуы және ортақ жүйеде сақталмай, жекелеген қызметкерлердің жадында қалып қоятын ақпарат.

Әрине, CRM сатудың тиімсіз стратегиясын түзетіп немесе сапасыз өнімді жақсартып бермейді. Бірақ клиенттермен жұмысты реттеуге көмектеседі: барлық өтінімді бір жерге жинауға, жауапты қызметкерді бекітуге, байланыс тарихын сақтауға және келесі әрекеттерді бақылауға мүмкіндік береді.

Бөлімдер арасындағы байланыс үзілсе бизнес ақша жоғалтады
Шығын жұмыс бір қызметкерден екіншісіне немесе бір бөлімнен келесі бөлімге өткен кезде де пайда болуы мүмкін. Маркетинг бөлімі лид алды, бірақ оны сату бөліміне уақытында бермеді. Менеджер мәмілені жапты, алайда клиентпен жұмысты жалғастыратын командаға ақпарат жетпеді. Жоба аяқталды, бірақ бухгалтерия шот шығару үшін қажетті деректерді алмады.

«Стартаптың өсу құралдарына арналған бюджеті: процестер арасындағы байланыс үзілетін жерге инвестиция салыңыз» материалының авторлары технология таңдағанда дәл осындай тұстарға назар аударуды ұсынады. Негізгі ой — бюджетті тағы бір сәнді құралға емес, компания уақытын немесе табысын жоғалтып жатқан процестерді реттеуге бағыттау.

Мұндай мәселені шешу үшін міндетті түрде тағы бір үлкен жүйе сатып алу қажет емес. Ең бастысы — жұмыс кезеңдерін бір-бірімен байланыстыру. Мысалы, бір әрекет аяқталғаннан кейін жауапты қызметкер автоматты түрде тағайындалып, келесі тапсырма құрылуы немесе мәлімдеме жіберілуі мүмкін.

Автоматтандыруды бағдарламаны сатып алудан бастамаған жөн
CRM жүйесін сатып алудың өзі бизнестегі барлық мәселені шешпейді. Егер компания өтінімнің қалай өңделетінін, клиентке кім жауап беретінін, жұмыс қай жерде кідіретінін және қандай міндеттерге көп уақыт кететінін білмесе, жаңа платформа бұрынғы ретсіздікті жаңа жүйеге көшірумен ғана шектелуі мүмкін. Сондықтан алдымен компаниядағы жұмыс қалай жүріп жатқанын талдап алған дұрыс.

Ол үшін бірнеше қарапайым сұрақ жеткілікті. Қызметкерлер қандай жұмысты қайта-қайта қолмен орындайды? Өтінімдер қай жерде жоғалады? Қандай ақпаратты бір сервистен екіншісіне қолмен көшіруге тура келеді? Мәмілелер көбіне қай кезеңде тоқтайды? Компания бір уақытта қанша бағдарламаға ақша төлейді? Олардың арасында бірдей қызмет атқаратындары бар ма?

Осы сұрақтарға жауап беру арқылы автоматтандырудың нақты қай жерде уақыт пен ақшаны үнемдей алатынын анықтауға болады.

Бірнеше сервистің орнына бір платформа
Бизнеске арналған кешенді платформалардың идеясы да осыған негізделген. Мысалы, Битрикс24 бір ортада CRM, тапсырмалар мен жобаларды, корпоративтік коммуникацияларды, автоматтандыруды, аналитиканы және AI құралдарын біріктіреді.

Бұл компанияға бірнеше бағытта қатар үнемдеуге мүмкіндік береді. Жеке сервистердің саны азаяды, күнделікті қайталанатын жұмыстың бір бөлігі автоматты түрде орындалады, клиенттердің өтінімдері CRM жүйесінде сақталады. Ал басшыға команданың жұмысы туралы ақпаратты әр қызметкерден жеке жинаудың қажеті болмайды.

Сондықтан үнемді тек лицензия бағасымен есептеу жеткіліксіз. Қанша жұмыс сағаты үнемделді? Қанша өтінім жоғалмайтын болды? Бұрын қолмен жасалған қанша жұмыс автоматтандырылды? Осы көрсеткіштерді де есепке алған жөн.

Ештеңені өзгертпеу қанша тұрады
Бизнес тұрақты жұмыс істеп тұрған кезде тиімсіз процестер ұзақ уақыт байқалмауы мүмкін. Бірақ компания шығындарын мұқият есептей бастағанда, жоғалған клиенттер, босқа кеткен жұмыс сағаттары мен қызметі бір-бірін қайталайтын сервистер анық көріне бастайды.

Сондықтан экономикалық жағдайды болжау қиын кезеңде автоматтандыруды тек қосымша шығын деп қарастыру дұрыс емес. Дұрыс енгізілсе, ол керісінше шығынды азайтуға көмектесе алады.

Қазір автоматтандыруға тиімдірек шарттармен көшуге мүмкіндік бар. 2026 жылғы 31 тамызға дейін Қазақстанда Битрикс24-тің арнайы ұсынысы әрекет етеді: жылдық бұлтты тарифтерді алғаш сатып алғанда 35%-ға дейін жеңілдік алуға болады. Шарттар тарифке және сатып алу тарихына байланысты.

Бірақ жеңілдік бар кезде де, онсыз да ең маңызды сұрақ өзгермейді: жаңа жүйе қанша тұрады деп қана емес, ескі тәсілмен жұмыс істеу бизнеске қаншаға түсіп жатқанын да есептеу керек.